2019年 1月 19日
ふじみ野市の朝は、 今日も良い天気となりました。
冬だけあって、朝方の冷え込みで布団から出るのが辛いと感じる日が増えるばかりです。
日中になると日の光の恩恵だと思うのですが、気温が上昇傾向で暖かな1日になりそうで、散歩などをするには良い感じになりました。
風も落ち着いているので、昨日の様な風との格闘は不要かも知れません。
今日は、午前中に ご近所の皆さんにご挨拶回りをさせていただきました。
町内会活動などで、ご一緒させていただく方が多いので会話が弾むことも有り、楽しく地域を回っています。
午後には、会合でのご挨拶や支援の皆様とのご挨拶回りなど、外へ外へと出掛けさせていただいています。
夜は、ミニ語る会を企画いただいて支援者の皆さんと行政の事業などについてお話させていただきました。
私たちの仕事を知っていただくためには、地方自治体が何をしているのか、どの様な市民サービスが行われているのかなど、理解いただかなければなりません。
市報などで実施事業などの紹介をさせていただいているのですが、直面した必要事項でもなければ記憶に残ることも少ないのかも知れません。
さて、今回で4回目に なります「 電子文章の作法を学ぼう（４）」を始めたいと思います。
テーマは、「デジタル形式の文章は大別して２つある！？」として学びを展開していきたいと思うのですが、議会改革の一環で情報公開機能を充実させたり、ICT(Information and Communication Technology)を活用してタブレット導入などを推進される自治体もあると思います。
こうした技術活用の際に、どの様な媒体の情報を、以下に活用するか及びすべきかを考えられているのかが大切なポイントになるのではと考えます。
回りくどい説明になってしまいましたが、デジタル形式の文章も種類があることに注力することが大切だからです。
デジタル形式の文章を 大きく分けてみると、初めからデジタルデータとして作成された「電子文章(コード情報)」と、紙などに媒体で作成された文章を画像読み取り(スキャンニング)して作成する「電子化文章(イメージ情報)」があります。
それぞれの文章は電子化されていますが、電子文章は改版や改定がしやすいのですが、電子化文章は原本が別にあり画像情報として電子化を行っているデータのために直接の変更や修正を簡単に行うことが出来ません。
こうした特徴を、上手く書類管理方法に取り入れている自治体もある様です。
紙の媒体で作られた承認印などがある契約書や類する書類を電子化し保管することで、必要な時に閲覧することが可能になり、勝手な書き換えなど行えないことが重要書類としてセキュリティの向上に寄与することなど特徴を有効活用できる事が考えられます。
大量の書類を管理する 際には、一部分のみをテキスト(電子データ)としておくことで「検索」機能を有効活用できるようにするなど工夫されています。
さまざまな情報を、使用する用途や目的に合わせて電子データとすることで活用範囲が広がりますから、どの様に使いたいかの基礎作りをしっかりと行うことが大切です。
行政視察などを行う際には、こうした基礎作りに工夫されたことや、仕様決定のプロセスがどの様に行われたかなど聞かれることで構築のヒントを得られることに期待されます。
後は、先々どの様に活用範囲を広げようとされるかなどの考えを、情報化ビジョンとして持たれているのかが大切ではないでしょうか。
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